Grisu Verein

Hier finden Sie verständliche Anleitungen nach Aufgabe und Fachbegriff. Auf jeder Fachseite zeigt „Hilfe zu dieser Seite“ automatisch den passenden Ausschnitt.

Hilfe und Plattform

Impressum, Datenschutzerklärung und AGB

Diese Seiten beschreiben den Anbieter und die rechtlichen Rahmenbedingungen der Grisu-Plattform, nicht die eigenen Rechtstexte Ihres Vereins.

Wann brauche ich das?: Wenn Sie Angaben zu Grisu-IT Solutions, Datenschutz oder Vertragsbedingungen suchen.
Was bewirkt die Aktion?: Das Lesen dieser Seiten ändert weder Vereinsdaten noch Berechtigungen und ist keine Zustimmung zu neuen Vertragsbedingungen.
Was kann ich später ändern?: Die Texte werden zentral gepflegt und können hier nicht durch den Verein geändert werden. Entwürfe sind ausdrücklich gekennzeichnet.
Wer darf das?: Die öffentlichen Rechtsseiten können auch ohne Anmeldung gelesen werden.
Sicherer nächster Schritt: Nutzen Sie die Links im Footer. Bei Fragen schreiben Sie eine E-Mail an support@grisu-it.com. Vereinsbezogene Datenschutzanträge bearbeiten Sie im Datenschutz-Arbeitsplatz.

Orientierung

Übersicht und Aufgaben

Die Übersicht zeigt, was heute zu tun ist, was demnächst ansteht und wie sich der Mitgliederstand entwickelt.

Wann brauche ich das?: Als täglicher Einstieg und wenn der Aufgabenzähler in der Kopfleiste offene Punkte meldet.
Was bewirkt die Aktion?: Die Seite selbst ändert keine Daten; „Öffnen“ führt in den passenden Arbeitsvorrat.
Was kann ich später ändern?: Aufgaben verschwinden, sobald sie im jeweiligen Bereich erledigt sind.
Wer darf das?: Angezeigt wird nur, was Ihre Rolle und gegebenenfalls Ihre Sektion sehen darf.
Sicherer nächster Schritt: Öffnen Sie eine auffällige Kennzahl oder den passenden Navigationspunkt.

Hilfe-Center verwenden

Das Hilfe-Center bündelt alle Verfahren; jede Fachseite zeigt zusätzlich den direkt passenden Ausschnitt.

Wann brauche ich das?: Wenn Sie einen Ablauf vorbereiten oder einen Begriff nachschlagen möchten.
Was bewirkt die Aktion?: Das Lesen der Hilfe verändert keine Vereinsdaten.
Was kann ich später ändern?: Nicht zutreffend.
Wer darf das?: Hilfetexte enthalten keine mandantenspezifischen oder personenbezogenen Daten.
Sicherer nächster Schritt: Suchen Sie nach Aufgabe oder Begriff und öffnen Sie anschließend die verlinkte Fachseite.

Mitglieder

Mitglieder verwalten

Mitgliederstamm, Ein- und Austritte, Kontaktdaten, Sektionen und Verlauf werden hier gepflegt.

Wann brauche ich das?: Bei Aufnahme, Änderung, Austritt oder Wiedereintritt eines Mitglieds.
Was bewirkt die Aktion?: Speichern aktualisiert Vereinsdaten; kanonische Namen und Kontakte werden bei aktiver Verbindung mit Grisu Core abgestimmt.
Was kann ich später ändern?: Stammdaten sind korrigierbar; Austritt und Wiedereintritt bleiben historisch nachvollziehbar.
Wer darf das?: Mitgliederpflege benötigt das entsprechende Recht; bereichsgebundene Funktionen sehen nur ihre Sektionen.
Sicherer nächster Schritt: Prüfen Sie nach der Anlage Mitgliedsart, Sektionen, Datenschutzinformation und Beitrag.

Digitale Beitrittsanträge

Interessierte reichen Daten über ein öffentliches Formular ein; erst Ihre ausdrückliche Annahme erzeugt ein Mitglied.

Wann brauche ich das?: Wenn Sie das Formular einrichten oder neue Anträge prüfen, annehmen oder begründet ablehnen.
Was bewirkt die Aktion?: Annehmen legt Mitglied, Informationsnachweis, freiwillige Einwilligungen und konfigurierte Zuordnungen an. Ablehnen legt kein Mitglied an.
Was kann ich später ändern?: Offene Anträge können zurückgezogen werden; entschiedene Anträge bleiben bis zum Ablauf der konfigurierten Nachweisfrist nachvollziehbar.
Wer darf das?: Einrichtung und Entscheidung benötigen Mitgliederpflegerecht ohne Beschränkung auf eine Sektion. Das öffentliche Formular braucht keine Anmeldung.
Sicherer nächster Schritt: Prüfen Sie besonders Dubletten, Minderjährigkeit, Datenschutzinformation und die gewünschte Mitgliedsart.

Fachlicher Hinweis: Ein eingereichter Antrag ist noch keine Mitgliedschaft und freiwillige Einwilligungen sind von der Datenschutzinformation getrennt.

Mitgliederdaten übernehmen und ausgeben

Import übernimmt bestehende Listen erst nach Vorschau; Export gibt nur ausdrücklich gewählte Felder für einen dokumentierten Zweck aus.

Wann brauche ich das?: Beim Umstieg aus Tabellen/Altsystemen oder für eine berechtigte Weitergabe.
Was bewirkt die Aktion?: Import kann Mitglieder, Mitgliedsarten und Sektionen anlegen. Export wird protokolliert.
Was kann ich später ändern?: Ein unveränderter Import kann zurückgenommen werden; später bearbeitete Mitglieder bleiben zum Schutz ihrer Änderungen bestehen.
Wer darf das?: Import braucht Mitgliederpflege, Export zusätzlich Exportrecht; externe Grants dürfen nicht exportieren.
Sicherer nächster Schritt: Prüfen Sie Fehler und Dubletten in der Vorschau beziehungsweise löschen Sie Exportdateien nach Zweckerfüllung sicher.

Fachlicher Hinweis: Geben Sie Mitgliederdaten nur für einen festgelegten, zulässigen Zweck weiter.

Änderungswünsche prüfen

Mitglieder können Änderungen vorschlagen; der Verein prüft sie vor der Übernahme.

Wann brauche ich das?: Wenn im Portal ein Änderungswunsch eingegangen ist.
Was bewirkt die Aktion?: Annehmen übernimmt nur die angezeigten Felder, Ablehnen verlangt eine verständliche Begründung.
Was kann ich später ändern?: Ein entschiedener Wunsch bleibt als Vorgang nachvollziehbar; Stammdaten können danach regulär korrigiert werden.
Wer darf das?: Nur Personen mit Mitgliederpflegerecht entscheiden.
Sicherer nächster Schritt: Vergleichen Sie den Wunsch mit vorhandenen Daten und informieren Sie bei Unklarheit das Mitglied.

Sektionen, Gruppen und Haushalte

Strukturen ordnen Mitglieder fachlich, zeitlich und – bei Haushalten – für Familienregeln zu.

Wann brauche ich das?: Wenn Ihr Verein Abteilungen, Mannschaften oder gemeinsame Haushalte führt.
Was bewirkt die Aktion?: Zuordnungen können Rechte, Zielgruppen und Beitragsregeln beeinflussen.
Was kann ich später ändern?: Zeiträume werden beendet statt historische Zugehörigkeit zu löschen.
Wer darf das?: Strukturpflege benötigt Einrichtungs- oder Mitgliederpflegerecht.
Sicherer nächster Schritt: Prüfen Sie nach Änderungen Beiträge, Funktionsrechte und Kommunikationszielgruppen.

Segmente

Benannte Zielgruppen, die bei jedem Gebrauch neu berechnet werden.

Wann brauche ich das?: Wenn Sie dieselbe Zielgruppe öfter brauchen – für Rundschreiben, Regeln oder Listen.
Was bewirkt die Aktion?: Die Zusammensetzung ergibt sich heute aus den Kriterien; Bereichszugänge sehen nur Personen ihres Bereichs. Jeder Gebrauch wird mit Zweck protokolliert.
Was kann ich später ändern?: Kriterien sind jederzeit änderbar; archivierte Segmente werden nicht mehr verwendet.
Wer darf das?: Anlegen und Ändern mit „Mitglieder pflegen“; Segmente über Minderjährige zusätzlich mit „Datenschutzvorgänge“.
Sicherer nächster Schritt: Segment anlegen, Zusammensetzung prüfen und als Zielgruppe eines Rundschreibens verwenden.

Beiträge

Mitgliederkonto

Das Mitgliederkonto zeigt Forderungen, Gutschriften, Zahlungen, Lastschrift- und Mahnstatus in Vereinssprache.

Wann brauche ich das?: Bei Rückfragen eines Mitglieds oder zur Kontrolle offener Beiträge.
Was bewirkt die Aktion?: Die Ansicht bucht nichts; Aktionen wie Gutschrift oder Mandat sind eigene bestätigte Vorgänge.
Was kann ich später ändern?: Fehler werden durch Gutschrift oder Korrektur im Ursprung berichtigt, nicht durch Löschen der Historie.
Wer darf das?: Nur berechtigte Kassa- und Leitungsfunktionen sehen Beitragsdetails.
Sicherer nächster Schritt: Öffnen Sie den zugrunde liegenden Beitrag oder die Buchhaltungsübergabe.

Beiträge und Beitragsläufe

Beitragsordnungen definieren das Soll; ein Lauf zeigt vor Bestätigung Anzahl und Summe.

Wann brauche ich das?: Bei neuen Beitragssätzen, periodischer Sollstellung, Befreiung oder Gutschrift.
Was bewirkt die Aktion?: Ein bestätigter Lauf erzeugt Forderungen und kann sie an Grisu Buchhaltung übergeben; er zieht nicht automatisch Geld ein.
Was kann ich später ändern?: Bestätigte Forderungen werden über Gutschriften korrigiert, nicht gelöscht.
Wer darf das?: Nur Kassa- und berechtigte Leitungsfunktionen verwalten Beiträge.
Sicherer nächster Schritt: Prüfen Sie Vorschau, fehlende Regeln und danach die Übergabe-/Zahlungsstände.

Übergabe an Grisu Buchhaltung

Die Verbindung übergibt bestätigte Forderungen und empfängt Buchungs-, Zahlungs-, Lastschrift- und Mahnstatus.

Wann brauche ich das?: Wenn derselbe Mandant Grisu Buchhaltung für Vereinsforderungen nutzt.
Was bewirkt die Aktion?: Nur ausdrücklich konfigurierte Übergaben werden verarbeitet; Wiederholungen erzeugen keine Doppelbuchung.
Was kann ich später ändern?: Fehler bleiben im Arbeitsvorrat und können nach Behebung erneut verarbeitet werden.
Wer darf das?: Die Einrichtung benötigt Beitrags-/Einstellungsrechte und gültige Dienstzugänge.
Sicherer nächster Schritt: Führen Sie zuerst einen kontrollierten Testfall durch und prüfen Sie die Rückmeldung.

Einrichtung

Mitglied mit Grisu Core verbinden

Die Zuordnung verbindet ein Vereinsmitglied bewusst mit genau einem kanonischen Core-Partner.

Wann brauche ich das?: Bei übernommenen Daten, wenn Grisu einen möglichen bestehenden Partner findet.
Was bewirkt die Aktion?: Nach Bestätigung gelten Name, Kontakt und Anschrift aus Core; es entsteht keine automatische Dublette.
Was kann ich später ändern?: Konflikte werden sichtbar und nie per Last-write-wins überschrieben.
Wer darf das?: Erfordert Mitgliederpflege und eine eingerichtete Core-Verbindung.
Sicherer nächster Schritt: Vergleichen Sie Identität und Kontakt sorgfältig, bevor Sie zuordnen.

Einrichtung und Verbindungen

Der Assistent führt durch Vereinsname, Struktur, Organisation, Datenschutz und Beiträge; Einstellungen bleiben später einzeln änderbar.

Wann brauche ich das?: Beim ersten Start oder wenn sich grundlegende Voraussetzungen ändern.
Was bewirkt die Aktion?: Jeder bestätigte Schritt schreibt direkt in die zuständige Fachquelle; der Fortschritt speichert keine Antworten.
Was kann ich später ändern?: Sie können unterbrechen, fortsetzen und jeden Bereich später erneut öffnen.
Wer darf das?: Nur Personen mit Einrichtungsrecht dürfen ändern.
Sicherer nächster Schritt: Arbeiten Sie Pflichtbereiche ab und prüfen Sie am Ende die Zusammenfassung.

Verein und Organe

Vereinsdokumente

Satzung, Ordnungen, Vorlagen und Unterlagen mit Fassungsverlauf.

Wann brauche ich das?: Wenn Mitglieder oder der Vorstand ein Dokument verbindlich in der aktuellen Fassung brauchen – oder wenn Sie Unterlagen an eine Sitzung oder einen Beschluss hängen wollen.
Was bewirkt die Aktion?: Jede Änderung ist eine neue Fassung; frühere Fassungen bleiben nachvollziehbar. Mitglieder sehen im Portal nur Dokumente mit der Sichtbarkeit „Mitglieder“ und nur die ausdrücklich veröffentlichte, heute gültige Fassung. Jeder Abruf wird protokolliert.
Was kann ich später ändern?: Fassungen können ersetzt oder zurückgezogen werden; Dokumente werden archiviert, nicht gelöscht – vor Ablauf einer Aufbewahrungsfrist nicht einmal archiviert.
Wer darf das?: Ansehen mit „Verein ansehen“, Hochladen, Veröffentlichen und Anhängen mit „Dokumente verwalten“ (standardmäßig Obfrau/Obmann und Schriftführung).
Sicherer nächster Schritt: Statuten hochladen, für Mitglieder veröffentlichen und bei Sitzungen unter „Unterlagen“ anhängen.

Datenschutz

Datenschutz-Arbeitsplatz

Hier bearbeiten Sie Informationen, Einwilligungen und Betroffenenanfragen nachvollziehbar.

Wann brauche ich das?: Bei Auskunft, Berichtigung, Einschränkung, Löschung oder zur Kontrolle offener Datenschutzaufgaben.
Was bewirkt die Aktion?: Aktionen werden datensparsam protokolliert; Löschung entfernt Daten nur nach den geltenden Sperren.
Was kann ich später ändern?: Einwilligungen werden widerrufen statt überschrieben; abgeschlossene Nachweise bleiben im zulässigen Umfang nachvollziehbar.
Wer darf das?: Datenschutzverwaltung bleibt internen berechtigten Leitungsrollen vorbehalten.
Sicherer nächster Schritt: Prüfen Sie Identität, Frist, Rechtsgrundlage und betroffene Systeme vor dem Abschluss.

Fachlicher Hinweis: Die Oberfläche unterstützt den Prozess, ersetzt aber keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls.

Informationen und Einwilligungen

Versionierte Texte belegen, worüber Mitglieder informiert wurden und wozu sie eingewilligt haben.

Wann brauche ich das?: Vor neuer Datenverarbeitung, bei geändertem Text oder einem neuen freiwilligen Zweck.
Was bewirkt die Aktion?: Veröffentlichen macht eine Fassung für neue Nachweise verbindlich; alte Nachweise bleiben ihrer damaligen Fassung zugeordnet.
Was kann ich später ändern?: Neue Fassung statt Überschreiben; Einwilligungen sind jederzeit widerrufbar.
Wer darf das?: Nur Datenschutzberechtigte veröffentlichen oder archivieren Zwecke.
Sicherer nächster Schritt: Informieren Sie betroffene Mitglieder und kontrollieren Sie offene Nachweise.

Fachlicher Hinweis: Eine Einwilligung ist nicht für jede Verarbeitung die richtige Rechtsgrundlage.

Datenpannen

Das Register dokumentiert jede Datenpanne mit 72-Stunden-Frist, Bewertung, Meldungen und Maßnahmen.

Wann brauche ich das?: Sobald der Verein erfährt, dass personenbezogene Daten verloren, falsch versendet oder unbefugt eingesehen wurden.
Was bewirkt die Aktion?: Ab dem Zeitpunkt der Kenntnis läuft die Meldefrist; die Entscheidungshilfe schlägt ein Risiko vor, Sie entscheiden mit Begründung.
Was kann ich später ändern?: Einträge werden nie geändert oder gelöscht; jeder weitere Schritt kommt hinzu, auch eine neue Bewertung oder die Wiederaufnahme.
Wer darf das?: Nur Datenschutzberechtigte erfassen und bearbeiten Datenpannen.
Sicherer nächster Schritt: Bewerten Sie die Panne rasch, melden Sie bei Risiko der Datenschutzbehörde und halten Sie Maßnahmen fest.

Fachlicher Hinweis: Die Entscheidungshilfe ersetzt keine rechtliche Prüfung; im Zweifel melden.

Löschfristen

Ehemalige Mitglieder werden nach der festgelegten Frist zur Löschung fällig und nach Ihrer Freigabe anonymisiert.

Wann brauche ich das?: Regelmäßig, etwa einmal im Jahr, oder wenn die Seite fällige Mitglieder anzeigt.
Was bewirkt die Aktion?: Die Anonymisierung entspricht dem Löschvollzug; aufbewahrungspflichtige Belege bleiben bis zum angezeigten Datum gesperrt erhalten.
Was kann ich später ändern?: Die Anonymisierung ist endgültig. Eine geänderte Frist gilt als neue Fassung; frühere bleiben als Nachweis.
Wer darf das?: Nur Datenschutzberechtigte legen die Frist fest und geben frei.
Sicherer nächster Schritt: Prüfen Sie gesperrte Mitglieder: offene Forderungen klären, Funktionen beenden, Anfragen abschließen.

Fachlicher Hinweis: Die konkrete Frist gehört in Ihre Datenschutzinformation und sollte rechtlich geprüft sein.

Organisation

Organisation, Register und Statuten

Funktionen, Amtszeiten, ZVR-Stand und Statutenversionen sichern die organisatorische Geschichte des Vereins.

Wann brauche ich das?: Bei Wahl, Funktionswechsel, neuem ZVR-Auszug oder geänderten Statuten.
Was bewirkt die Aktion?: Funktionszuordnungen können Zugriffsrechte sofort erweitern oder beenden.
Was kann ich später ändern?: Amtszeiten werden beendet und neue Register-/Statutenstände versioniert, nicht überschrieben.
Wer darf das?: Änderungen benötigen Einrichtungsrecht; die sichtbaren Mitgliedsdaten bleiben zusätzlich bereichsgeschützt.
Sicherer nächster Schritt: Prüfen Sie besonders Beginn/Ende, Beschlussreferenz und weitreichende Rechte.

Rechnungsprüfung

Bestellen Sie unabhängige Rechnungsprüfer für ein Geschäftsjahr, verfolgen Sie Einladungen und bewahren Sie deren unveränderliche Prüfberichte als Grundlage für die Entlastung auf.

Wann brauche ich das?: Nach einer Wahl oder Bestellung von Rechnungsprüfern und vor der Generalversammlung, in der die Entlastung behandelt wird.
Was bewirkt die Aktion?: Eine Bestellung lädt die Person ein und richtet für die Dauer der Amtszeit einen lesenden Prüfauftrag ein. Der fertige Bericht bleibt als nachvollziehbarer Nachweis im Verein.
Was kann ich später ändern?: Eine Bestellung kann bis zum fertigen Bericht widerrufen werden. Ein abgeschlossener Bericht wird nicht überschrieben; Ergänzungen erfolgen nachvollziehbar in einem neuen Vorgang.
Wer darf das?: Alle Vereinsberechtigten mit Leserecht können den Stand sehen; bestellen, erinnern und widerrufen dürfen nur interne Personen mit Einrichtungsrecht.
Sicherer nächster Schritt: Prüfen Sie Geschäftsjahr, Amtszeit, Unabhängigkeit und Beschlussreferenz, bevor Sie die Einladung senden.

Fachlicher Hinweis: Grisu unterstützt den Ablauf und Nachweis, ersetzt aber nicht die rechtliche Prüfung der Unabhängigkeit oder der Statuten.

Freigaben und Vier-Augen-Prinzip

Aktionen, die laut Statuten zwei Personen brauchen, warten hier auf die Freigabe.

Wann brauche ich das?: Wenn Ihre Statuten z. B. für Beitragsläufe, Gutschriften, Rundschreiben, Löschungen oder Umlaufbeschlüsse zwei Unterschriften verlangen.
Was bewirkt die Aktion?: Die Aktion wird als Antrag gespeichert und erst nach Freigabe durch eine andere Person mit demselben Recht ausgeführt. Hat sich inzwischen etwas geändert, schlägt die Ausführung nachvollziehbar fehl.
Was kann ich später ändern?: Eigene Anträge lassen sich zurückziehen; Entscheidungen sind endgültig und bleiben dokumentiert.
Wer darf das?: Festlegen in den Statutenregeln (Organisation) mit „Einstellungen und Organisation“; freigeben mit dem Recht der jeweiligen Aktion.
Sicherer nächster Schritt: In der Organisation unter „Statutenregeln“ die vier-Augen-pflichtigen Aktionen wählen.

Amtsfolge, Stellvertretung und Übergabe

Je Funktion zeigt Grisu die Amtsfolge aus den Amtszeiten, die Stellvertretungen und die Übergaben mit Checkliste.

Wann brauche ich das?: Wenn ein Amt endet, neu besetzt wird oder eine Stellvertretung dazukommt.
Was bewirkt die Aktion?: Eine Stellvertretung erhält während ihrer Amtszeit die Rechte der Funktion. Endet die vertretene Besetzung, endet eine ihr zugeordnete Stellvertretung mit. Aufgaben der Funktion gehen automatisch an die Nachfolge.
Was kann ich später ändern?: Checklistenpunkte lassen sich bis zum Abschluss abhaken und zurücknehmen; eine abgeschlossene Übergabe bleibt unverändert.
Wer darf das?: Übergaben und Checklisten brauchen das Recht „Einstellungen und Organisation“.
Sicherer nächster Schritt: Übergabe starten, Checkliste abarbeiten, persönliche Aufgaben übertragen und mit Datum abschließen.

Sitzungen

Vorstands-, Ausschuss- und Sektionssitzungen mit Einladung, Rückmeldung, Anwesenheit, Beschlüssen, Folgeaufgaben und Protokoll. „Sitzung führen“ erfasst alles während der Sitzung auf einer Seite.

Wann brauche ich das?: Vor und nach jeder Sitzung eines Vereinsorgans.
Was bewirkt die Aktion?: Eingeladen sind die am Sitzungstag Besetzten der gewählten Funktionen; sie sagen im Portal zu oder ab. Mit „Sitzung beginnen“ sind Notizen, Beschlüsse, Aufgaben und der Protokolltext nutzbar; Zugesagte gelten zunächst als anwesend. Ein Beschluss geht auch ohne Tagesordnungspunkt. Beschlüsse landen im Beschlussregister, das Protokoll entsteht als Entwurf aus den Eingaben (Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll) samt Hinweisen auf Auslassungen.
Was kann ich später ändern?: Bis zur Freigabe des Protokolls ist alles änderbar; danach ist die Sitzung abgeschlossen. Das Protokoll wird für Mitglieder getrennt veröffentlicht.
Wer darf das?: Sitzungen führen braucht das Recht „Generalversammlungen“. Vertrauliche Sitzungen sehen nur Teilnehmende und Berechtigte.
Sicherer nächster Schritt: Tagesordnung anlegen, am Sitzungstag „Sitzung führen“ öffnen, beginnen, je Punkt Notiz und Beschluss erfassen, beenden, Protokoll prüfen und freigeben.

Fachlicher Hinweis: Beschlussfähigkeit und Mehrheiten richten sich nach Ihren Statuten; Grisu zeigt nur einen Richtwert.

Beschlussregister

Alle Beschlüsse fortlaufend nummeriert je Jahr, mit Gremium, Abstimmung, Verantwortung und Umsetzungsstand.

Wann brauche ich das?: Wenn Sie einen Beschluss suchen, nachweisen oder seine Umsetzung verfolgen.
Was bewirkt die Aktion?: Beschlüsse der Generalversammlung und aus Sitzungen werden automatisch aufgenommen; Umlaufbeschlüsse erfassen Sie direkt.
Was kann ich später ändern?: Der Wortlaut ist unveränderlich. Änderbar sind nur Umsetzungsstand, Verantwortung, Frist und eine dokumentierte Berichtigung; inhaltliche Änderungen erfolgen durch einen neuen Beschluss, der ändert oder aufhebt.
Wer darf das?: Lesen mit Mitgliederzugriff für den ganzen Verein; erfassen und Umsetzung führen mit dem Recht „Generalversammlungen“.
Sicherer nächster Schritt: Filtern Sie nach Jahr, Gremium, Thema oder Stand und drucken Sie das Register bei Bedarf.

Versammlungen und Beschlüsse

Planung, Einladung, Tagesordnung, Anwesenheit, Abstimmung, Wahl und Protokoll bilden einen nachvollziehbaren Ablauf.

Wann brauche ich das?: Vor, während und nach einer General- oder Mitgliederversammlung.
Was bewirkt die Aktion?: Einladungen und freigegebene Protokolle werden unveränderlich nachvollziehbar; Wahlen werden kontrolliert in Funktionen übernommen.
Was kann ich später ändern?: Nach Freigabe erfolgen Ergänzungen als Nachtrag statt stiller Änderung.
Wer darf das?: Versammlungsverwaltung erfordert ein eigenes Recht; Mitglieder sehen nur freigegebene Dokumente ihres Kreises.
Sicherer nächster Schritt: Prüfen Sie Statutenregeln, Frist, Stimmrecht und Beschlussfähigkeit vor der Durchführung.

Fachlicher Hinweis: Grisu prüft konfigurierte Regeln, nicht die rechtliche Wirksamkeit unbekannter Statutenklauseln.

Vereinsarbeit

Aufgaben mit Herkunft

Aufgaben halten fest, wer bis wann was erledigt – und woraus die Aufgabe entstanden ist.

Wann brauche ich das?: Wenn aus einem Beschluss, einer Sitzung, einem Mitglied oder einer Übergabe etwas zu tun ist.
Was bewirkt die Aktion?: Eine Funktionsaufgabe gehört den heute Besetzten (auch der Stellvertretung) und wandert bei einem Wechsel zur Nachfolge. Überfällige Aufgaben erscheinen in der Übersicht.
Was kann ich später ändern?: Titel, Frist, Priorität und Zuständigkeit sind änderbar; die Herkunft bleibt.
Wer darf das?: Anlegen und Ändern braucht „Aufgaben führen“. Wer zuständig ist, kann seine Aufgabe auch ohne dieses Recht erledigen – im Mitgliederportal.
Sicherer nächster Schritt: Weisen Sie Aufgaben möglichst einer Funktion zu, nicht einer Person.

Vereinschronik und Zeitleiste

Die Geschichte des Vereins und jeder Person entsteht automatisch aus der Arbeit in Grisu.

Wann brauche ich das?: Wenn Sie wissen möchten, was wann passiert ist – im Verein oder bei einer Person.
Was bewirkt die Aktion?: Gespeichert werden nur Verweise und Zeitpunkte. Was Sie sehen, hängt von Ihren Rechten ab: Bereichszugänge sehen ihre Sektionen, sensible Ereignisse (Beiträge, Einwilligungen) nur Berechtigte.
Was kann ich später ändern?: Die Chronik ist unveränderlich; mit der Löschung eines Mitglieds verschwinden seine Einträge.
Wer darf das?: Lesen mit Mitgliederzugriff; Mitglieder sehen ihre eigene Geschichte im Portal.
Sicherer nächster Schritt: Öffnen Sie die Zeitleiste auf der Mitgliedsseite für die Geschichte einer Person.

Suche im Verein

Ein Suchfeld für Mitglieder, Funktionen, Beschlüsse, Sitzungen, Termine, Aufgaben und Protokolle.

Wann brauche ich das?: Wenn Sie etwas finden möchten, ohne zu wissen, wo es liegt.
Was bewirkt die Aktion?: Treffer sind nach Bereichen gruppiert; Sie sehen nur, was Sie mit Ihren Rechten und in Ihrem Bereich sehen dürfen.
Was kann ich später ändern?: Die Suche ändert nichts.
Wer darf das?: Mit Mitgliederzugriff; einzelne Bereiche (z. B. Termine, Generalversammlungen) nur mit dem jeweiligen Recht.
Sicherer nächster Schritt: Suchbegriff in der Kopfleiste eingeben.

Kennzahlen und Bindungshinweise

Mitgliederentwicklung, Bindung, Teilnahme, Ehrenamt, Beitragsquote und überfällige Aufgaben – jeweils mit Rechenregel und Drill-down.

Wann brauche ich das?: Für den Jahresbericht, die Vorstandssitzung oder einen Blick auf die Entwicklung.
Was bewirkt die Aktion?: Die Zahlen vergleichen die letzten zwölf Monate mit den zwölf davor; deutliche Veränderungen erscheinen als erklärter Hinweis. Es gibt keinen Gesamtscore.
Was kann ich später ändern?: Bindungshinweise sind standardmäßig aus und lassen sich mit Schwelle einstellen; sie sind aggregiert und entscheiden nichts über Personen.
Wer darf das?: Lesen mit Mitgliederzugriff für den ganzen Verein; Beitragsquote nur mit Beitragsrecht; Bindungshinweise einstellen mit Einstellungsrecht.
Sicherer nächster Schritt: Über „Zu den Daten“ die zugrunde liegenden Datensätze ansehen.

Fachlicher Hinweis: Vor dem Einschalten der Bindungshinweise die Mitglieder in der Datenschutzinformation darüber informieren.

Start

Vereinsassistent

Der Vereinsassistent beantwortet Fragen zu Beschlüssen, Terminen, Kennzahlen und dem Mitgliederstand mit Quellenangabe und bereitet Entwürfe vor, etwa die Einladung zur Generalversammlung.

Wann brauche ich das?: Wenn Sie etwas im Verein nachschlagen oder einen Entwurf vorbereiten möchten, ohne selbst durch mehrere Seiten zu gehen.
Was bewirkt die Aktion?: Nichts wird verändert oder versendet. Ein Entwurf wird erst durch Ihren Klick als Rundschreiben-Entwurf oder Aufgabe angelegt.
Was kann ich später ändern?: Welche Daten der Assistent nutzen darf, schaltet eine Person mit Inhaber- oder Admin-Rolle im Grisu-Kundenkonto unter „KI“ je Datenumfang frei.
Wer darf das?: Fragen darf, wer den Verein sehen darf. Der Assistent zeigt nur Daten, die Sie auch selbst sehen dürfen; Übernahmen brauchen das jeweilige Recht.
Sicherer nächster Schritt: Öffnen Sie eine Quelle, um die Antwort zu prüfen, und übernehmen Sie einen Entwurf nur nach Durchsicht.

Finanzen

Vereinsbuchhaltung und Finanzbericht

Die Seite führt Kassier und Rechnungsprüfung zu Kassabuch, Bank, Belegen, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Vermögensübersicht und Rechnungsprüfung der Buchhaltung.

Wann brauche ich das?: Wenn Sie den Kassabericht für die Generalversammlung vorbereiten oder prüfen, was die Buchhaltung für den Verein führt.
Was bewirkt die Aktion?: Nichts wird verändert; die Seite öffnet die Buchhaltung mit Rechnungsjahr und Kostenstelle der Sektion.
Was kann ich später ändern?: Das Rechnungsjahr wählen Sie oben, die Kostenstelle einer Sektion tragen Sie bei den Sektionen ein.
Wer darf das?: Ansehen darf, wer den Verein sehen darf; die Buchhaltung prüft ihre eigenen Rechte.
Sicherer nächster Schritt: Öffnen Sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und folgen Sie einer Zahl bis zur Buchung.

Kommunikation

Rundschreiben

Rundschreiben werden an eine berechnete Zielgruppe versandt, je Adresse nur einmal und ohne sichtbare Empfängerliste.

Wann brauche ich das?: Für Vereinsinformationen an Mitglieder, Sektionen oder Themen-Abonnenten.
Was bewirkt die Aktion?: Nach Versand bleibt der Zustellstatus sichtbar; Abmeldungen und notwendige Einwilligungen werden berücksichtigt.
Was kann ich später ändern?: Entwürfe sind verwerfbar; versandte Nachrichten werden nicht nachträglich verändert.
Wer darf das?: Versandrecht und Bereichsgrenzen bestimmen erreichbare Zielgruppen.
Sicherer nächster Schritt: Prüfen Sie Vorschau, Empfängerzahl, Personen ohne Adresse und den Abmeldemechanismus.

Vereinsalltag

Termine und Teilnahme

Termine verwalten Anmeldung, Kapazität, Warteliste, Anwesenheit und gegebenenfalls Notfallkontakt.

Wann brauche ich das?: Für Training, Probe, Veranstaltung oder sonstige Vereinstermine.
Was bewirkt die Aktion?: An- und Abmeldungen können automatische Benachrichtigungen und Nachrücken auslösen.
Was kann ich später ändern?: Vor Beginn sind Korrekturen möglich; Anwesenheit wird als tatsächlicher Verlauf geführt.
Wer darf das?: Leitung sieht nur erlaubte Sektionen; Mitglieder verwalten nur ihre eigene Teilnahme.
Sicherer nächster Schritt: Prüfen Sie Zielgruppe, Ortszeit, Kapazität und bei Minderjährigen den Kontaktweg.

Freiwillige Tätigkeit und Spenden

Einsätze und Spenden werden mit Zweck, Betrag beziehungsweise Zeit und nachvollziehbarer Korrektur erfasst.

Wann brauche ich das?: Bei freiwilligen Einsätzen, Pauschalen oder eingegangenen Spenden.
Was bewirkt die Aktion?: Erfassung erzeugt einen Nachweis; steuerliche Folgeprozesse erfolgen nicht automatisch.
Was kann ich später ändern?: Fehler werden storniert und neu erfasst, damit die Historie erhalten bleibt.
Wer darf das?: Finanznahe Angaben sind Kassa-/Leitungsfunktionen vorbehalten.
Sicherer nächster Schritt: Prüfen Sie Zweck, Person, Datum und mögliche Melde- oder Bestätigungspflichten.

Fachlicher Hinweis: Steuerliche Begünstigung und Meldung erfordern die jeweils aktuelle fachliche Prüfung.

Termine und Kommunikation

Ressourcen

Räume, Plätze, Geräte, Fahrzeuge und Schlüssel reservieren, ausgeben und zurücknehmen.

Wann brauche ich das?: Bei Hallenbelegung, Busfahrten, Geräteausgabe oder Schlüsselübergabe.
Was bewirkt die Aktion?: Überschneidende Reservierungen sind ausgeschlossen; Ausgabe und Rückgabe werden mit Zeitpunkt und Person festgehalten, Schäden bei der Rückgabe vermerkt.
Was kann ich später ändern?: Reservierungen lassen sich vor der Ausgabe stornieren; nach der Rückgabe bleiben sie als Nachweis.
Wer darf das?: Mit dem Recht „Termine und Anwesenheit“; Bereichszugänge für Ressourcen ihrer Sektionen.
Sicherer nächster Schritt: Ressource anlegen und reservieren; bei Übergabe „Ausgeben“, bei Rückgabe „Zurückgenommen“.

Mitgliederportal

Digitaler Mitgliedsausweis

Mitglieder zeigen im Portal einen QR-Code; Funktionäre prüfen damit die Mitgliedschaft.

Wann brauche ich das?: Beim Check-in, Zutritt oder bei der Geräteausgabe.
Was bewirkt die Aktion?: Der Code ist signiert und gilt zehn Minuten; er enthält keine persönlichen Daten. Geprüft wird der heutige Stand – ausgetretene Mitglieder bestehen die Prüfung nicht.
Was kann ich später ändern?: Der Code erneuert sich automatisch; nichts muss gepflegt werden.
Wer darf das?: Den eigenen Ausweis sieht jedes verknüpfte Mitglied; prüfen kann, wer Mitglieder ansehen darf (Bereichszugänge sehen außerhalb ihres Bereichs keine Person).
Sicherer nächster Schritt: QR-Code mit dem Handy scannen und angemeldet die Prüfansicht öffnen.

Portal

Mein Bereich

Mitglieder sehen ihre eigenen Daten, Einwilligungen, Funktionen, Haushalt, Termine und freigegebenen Dokumente.

Wann brauche ich das?: Für Selbstauskunft, Änderungswunsch oder eigene Datenschutzanfrage.
Was bewirkt die Aktion?: Änderungswünsche werden erst nach Prüfung durch den Verein übernommen.
Was kann ich später ändern?: Offene Wünsche können zurückgezogen werden; Einwilligungen können widerrufen werden.
Wer darf das?: Zugriff ist strikt auf das verknüpfte eigene Mitglied begrenzt.
Sicherer nächster Schritt: Senden Sie Änderungen zur Prüfung oder wenden Sie sich bei falscher Verknüpfung an den Verein.

Einstellungen

KI-Hilfe

Die KI-Hilfe beantwortet Bedienfragen mit den Seiten und geprüften Schritten dieser Grisu-Version.

Wann brauche ich das?: Wenn Sie die KI-Hilfe für den Verein einrichten oder ihre Nutzung prüfen möchten.
Was bewirkt die Aktion?: Die Seite selbst ändert nichts; sie zeigt Stand, Datenfluss und Nutzung ohne Inhalte.
Was kann ich später ändern?: Freischalten und widerrufen geschieht im Grisu-Kundenkonto; ein Widerruf wirkt sofort.
Wer darf das?: Einstellungen sehen Personen mit dem Recht für Vereinseinstellungen; freischalten können Inhaber und Admins im Kundenkonto.
Sicherer nächster Schritt: Im Kundenkonto den Schlüssel des eigenen KI-Anbieters hinterlegen und die Funktion für Verein aktivieren.

Fachlicher Hinweis: Die KI-Hilfe ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Regeln (Automatisierung)

Regeln legen bei bestimmten Ereignissen automatisch Aufgaben an oder schicken Mitgliedern eine Nachricht.

Wann brauche ich das?: Wenn sich ein Handgriff regelmäßig wiederholt – etwa die Begrüßung neuer Mitglieder.
Was bewirkt die Aktion?: Aktive Regeln reagieren nur auf neue Ereignisse; jede Ausführung steht im Protokoll und geschieht je Auslöser genau einmal. Ein Fehler stoppt nur diesen Lauf.
Was kann ich später ändern?: Speichern pausiert eine aktive Regel; nach erneutem Probelauf wieder aktivieren. Regeln mit Nachrichten an Mitglieder aktiviert eine zweite Person.
Wer darf das?: Regeln verwalten braucht das Recht „Einstellungen und Organisation“.
Sicherer nächster Schritt: Vorlage wählen, Bedingungen anpassen, Probelauf prüfen, aktivieren.

Fachlicher Hinweis: Regeln führen nie Unumkehrbares aus und treffen keine Entscheidungen über Personen.

E-Mail-Versand und eigener Mailserver

Ohne Eintrag versendet Grisu über den Standard-Mailserver; mit eigenem Server kommen alle Nachrichten von Ihrer Vereinsadresse.

Wann brauche ich das?: Wenn Ihr Verein eine eigene Domain bzw. einen eigenen Mailserver hat.
Was bewirkt die Aktion?: Rundschreiben und Benachrichtigungen gehen über Ihren Server; das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie angezeigt.
Was kann ich später ändern?: Jederzeit änderbar oder entfernbar – dann gilt wieder der Standard. Nach Änderungen eine Testnachricht senden.
Wer darf das?: Mit dem Recht „Einstellungen und Organisation“.
Sicherer nächster Schritt: Server eintragen, speichern, Testnachricht senden.

Zugang

Anmeldung und Zugang

Grisu-ID wählt den Verein und stellt den mandantengebundenen Produktzugang aus.

Wann brauche ich das?: Bei fehlgeschlagener Anmeldung oder Auswahl eines Vereins.
Was bewirkt die Aktion?: Eine Anmeldung ändert keine Vereinsfachdaten.
Was kann ich später ändern?: Zugriffe und Rollen werden in der Zugangsverwaltung beziehungsweise über Funktionen geändert.
Wer darf das?: Gesperrte oder widerrufene Zugriffe erhalten keinen Mandantenkontext.
Sicherer nächster Schritt: Versuchen Sie die Anmeldung erneut oder wenden Sie sich an die Vereinsverwaltung.